Die Arbeitswelt befindet sich in einem grundlegenden Wandel. Begriffe wie «Modern Work», «New Work» oder «digitale Transformation» prägen die aktuellen Diskussionen unter Führungskräften. Angesichts der zunehmenden Bedeutung digitaler Prozesse, des wachsenden Wunsches nach ortsunabhängiger Zusammenarbeit und der Effizienzsteigerung ist es für Städte, Gemeinden und KMU unabdingbar, sich diesem Thema zu widmen.
OBT befasst sich seit längerer Zeit mit «Modern Work» und setzt die Strategie der Digitalisierung seit einigen Jahren konsequent um. In mehreren Phasen wurden verschiedene Projekte in Angriff genommen und umgesetzt. Das jüngste Projekt ist «Modern Work».
Ein wesentlicher Bestandteil von «Modern Work» beinhaltet Anpassungen der Arbeitsweise an die digitalen Anforderungen der heutigen Zeit. Mitarbeitende arbeiten nicht mehr nur im Büro, sondern auch im Home-Office oder flexibel unterwegs. Dies erfordert den Einsatz digitaler Lösungen, die eine nahtlose Zusammenarbeit ermöglichen.
Eine durchgängige Plattform bietet Microsoft mit M365, die umfassende Werkzeuge wie Teams, OneDrive, SharePoint und viele weitere Optionen zur Verfügung stellt. Durch die Integration dieser Werkzeuge wird eine ortsunabhängige, effiziente und sichere Zusammenarbeit ermöglicht. So können Arbeitsabläufe optimiert und die Kommunikation verbessert werden.
KMU nutzen das Potenzial von Microsoft 365
Im KMU-Umfeld erkannte man das Potenzial solcher Lösungen schon früh. Viele grössere und mittelständische Unternehmen nutzen daher die vielfältigen Möglichkeiten, die ihnen zum Beispiel Microsoft 365 bietet. Bestehende Prozesse werden optimiert und standardisiert. Mit einer Vielzahl von Applikationen, die das Ökosystem von Microsoft zur Verfügung stellt, ist es möglich, fast für jede Herausforderung die passende App zu finden.
Immer mehr öffentliche Verwaltungen setzen auf Microsoft 365
Zwischenzeitlich erkennen nach und nach auch öffentliche Verwaltungen, dass man sich dieser Technologie künftig nicht verschliessen kann. Immer mehr Gemeinden und Städte setzen auf M365 und tasten sich schrittweise an die neuen Möglichkeiten heran. Mit dem Einsatz von Microsoft Teams können Sitzungen virtuell koordiniert werden. Den Abteilungen ist es nun möglich, enger miteinander zusammenzuarbeiten, indem sie sich in Teams-Räumen organisieren. Auf Dateien kann von überall zugegriffen und gleichzeitig am selben Dokument gearbeitet werden. Das Intranet hilft, die interne Kommunikation und das Wissensmanagement zu verbessern. Mithilfe von Chats oder der Erstellung von Beiträgen können Informationen sehr schnell ausgetauscht und geteilt werden. Die Anzahl interner E-Mails generell und von «E-Mails an alle» wird somit drastisch reduziert.
Erste Gemeinden lösen mit Teams auch ihre klassische Telefonielösung ab. Die Teams-Telefonie hat in den vergangenen Jahren grosse Fortschritte erzielt und kann mittlerweile auch sehr komplexe Anforderungen abdecken.
Datenschutz und Sicherheit sind gewährleistet
In der Schweiz stehen wir vor der Herausforderung, den strengen Datenschutzvorgaben gerecht zu werden. Microsoft 365 unterstützt diese mit umfangreichen Sicherheitsfunktionen, darunter End-to-End-Verschlüsselung, mehrstufige Authentifizierung und umfangreiche Compliance-Tools. Diese gewährleisten, dass sensible und besonders schützenswerte Daten sicher gespeichert werden.
Um den hohen Ansprüchen des schweizerischen Datenschutzes gerecht zu werden, hat OBT zusammen mit verschiedenen Partnern ein Paket konzipiert, das die Kunden auf dem Weg in die Microsoft-Cloud begleitet.
Modernere Services für OBT Kunden
Neben den langjährigen Cloud- und Software-Services bietet OBT ganzheitliche Beratung und Umsetzung im Bereich «Modern Work» an. Dabei gilt es, ein besonderes Augenmerk auf das Change-Management zu legen. Im Rahmen von Workshops werden die einzelnen Phasen mit dem Kunden definiert und anschliessend Schritt für Schritt umgesetzt. Ein wichtiger Bestandteil der Projekte ist es, die Mitarbeitenden von Anfang an mit ins Boot zu nehmen und sie in diesem Change-Prozess intensiv zu begleiten.
Fazit
Die Digitalisierung beziehungsweise «Modern Work» öffnet neue Türen zu effizienteren und flexibleren Arbeitsweisen. Die Vorteile sind nicht von der Hand zu weisen. Es gilt, diese Chancen zu nutzen und die Herausforderungen mit den richtigen Technologien zu meistern. Mit der passenden Herangehensweise und Plattformen wie Microsoft 365 können KMU wie auch Verwaltungen «Modern Work» Wirklichkeit werden lassen.
Die qualifizierten Mitarbeitenden suchen sich heute die fortschrittlichsten Arbeitgeber aus. Diese stehen vor der Herausforderung, attraktive und moderne Arbeitsplätze für die jungen Generationen anzubieten, für die mobiles und flexibles Arbeiten bereits Alltag ist.