16.09.2021
Buchhaltung und Lohnverarbeitung – so nutzen Sie die Digitalisierung
In der Buchführung und in der Lohnverarbeitung gehören digitale Lösungen längst zum Alltag. Laufend kommen neue Automatisierungen auf den Markt, welche die Arbeiten vereinfachen und Zeit einsparen. Dabei die Übersicht zu behalten, ist nicht immer einfach. Am Beispiel der Lösung von Abacus zeigen wir auf, welche Möglichkeiten es gibt und auf welchen gesetzlichen Grundlagen diese basieren.
Durch den sprunghaften Anstieg von Home-Office im letzten Jahr haben viele Unternehmen ihre Prozesse überprüft und vermehrt digitalisiert. So ist beispielsweise das Scannen und automatische Erkennen sowie Verbuchen von Belegen vielerorts bereits im Einsatz. Während die Papierbelege früher physisch zur Unterschrift vorgelegt worden sind, ist dieser Ablauf heute digitalisiert. Dazu wird im Visumsprozess, z.B. in der Software von Abacus, definiert, wer welche Belege visieren soll. Dabei können mehrere Visumsinstanzen und Betragslimiten festgelegt werden. Nach dem Verbuchen werden die Belege dem oder der Visumsberechtigten mittels der Applikation AbaClik auf dem Mobiltelefon, dem Desktop-Zugang MyAbacus oder der Abacus-Inbox bereitgestellt, um sie zu visieren oder abzulehnen.
Vereinfachungen auf vielen Ebenen
Mit der AbaClik-App können zudem Spesenquittungen fotografiert und in die Finanz-, Kreditoren- oder Zeiterfassung von Abacus übermittelt werden. Aus dem Foto erkennt die App Daten wie Namen, Datum, Betrag, MWST, Währung und Zahlungsmittel, und durch die Übermittlung an die Zeiterfassung können die Spesen direkt über den Lohn ausbezahlt werden. Vor allem bei Arbeiten ausserhalb der Büros beschleunigt dieser digitale Ablauf die Prozesse deutlich.
Neben den genannten Vereinfachungen ist es mit nur einer zusätzlichen Angabe auf der Buchung auch möglich, automatische Abgrenzungen über einen bestimmten Zeitraum mitzugeben. Damit erübrigen sich manuelle Abgrenzungsbuchungen bei einem Abschluss.
Zusammen mit EasySignature bietet die Abacus-Archivierung auch eine automatisierte, gesetzeskonforme Archivierung gemäss der Geschäftsbücherverordnung (GeBüV), die die Aufbewahrung von elektronischen Dokumenten regelt. Bei diesen kann die Integrität der gespeicherten Informationen zum Beispiel mit digitaler Signatur oder mit dem Zeitpunkt der Speicherung durch einen Zeitstempel nachgewiesen werden.
Schnittstellen zu Banken
Die Digitalisierung bringt auch Vereinfachungen im Zahlungsverkehr. Die eingegangenen Zahlungen müssen nicht mehr manuell gemäss Bankauszug gebucht, sondern können mittels Herunterladen von Bankdateien (z.B. camp053) in das Buchführungssystem importiert werden.
Zudem können die Banken in vielen Softwareprogrammen direkt an das System angebunden werden (z.B. mittels EBICS). Damit können die Bankzahlungen mittels eines Klicks in die Buchführungssoftware übernommen werden, und das Herunter- und Hochladen entfällt ebenfalls.
Damit die Buchungen automatisch korrekt zugeordnet und abgebucht werden können, werden in der Abacus-Software Buchungsregeln für die Finanz-, Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung definiert. Mit diesen wird bestimmt, dass Zahlungen mit gewissem Namen, in der Höhe eines gewissen Betrags oder mit bestimmten Informationen einem Kunden- oder Lieferantenbeleg zugeordnet werden sollen. Weiter kann festgelegt werden, dass Zahlungen mit einem spezifischen Text in der Information auf ein bestimmtes Konto und eine bestimmte Kostenstelle in der Finanzbuchhaltung verbucht werden.
Eine weitere Lösung zur Automatisierung bieten die E-Rechnungen/ebills. Damit können dem Kunden Rechnungen aus dem ERP-System direkt in sein E-Banking oder in dessen ERP-System gesendet werden. Umgekehrt werden die empfangenen E-Rechnungen automatisch in der Kreditorenbuchhaltung erfasst.
Zeit- und Projekterfassung
Die Zeiterfassung sowie die dazu notwendigen Angaben sind für Arbeitgeber und Arbeitnehmer im Arbeitsgesetz vorgeschrieben. Unter anderem müssen die Dauer, die Lage und die Pausen, die länger als eine halbe Stunde dauern, aufgezeichnet werden.
Mit einer Zeiterfassung mittels ERP können Arbeitszeiten und Abwesenheiten erfasst sowie Ferien beantragt werden. Vorgesetzte haben jederzeit und von überall Zugriff auf Arbeitsrapporte, Ferien- und Absenzen ihrer Mitarbeitenden. Werden die Stunden von Mitarbeitenden an Kunden verrechnet, können die Arbeitszeiten auf Projekte rapportiert und die Rechnungen anschliessend direkt erstellt und an den Kunden geschickt werden.
Die Erfassung der Arbeitszeiten, Ferien und Absenzen werden in Abacus mittels Visumsprozess bewilligt, bevor sie definitiv verbucht werden. Die Bewilligung ist wie die Zeiterfassung selbst, durch die Applikation AbaClik, auf MyAbacus oder in der Abacus-Inbox möglich.
Lohndeklarationen einreichen
Mit der Nutzung einer Softwarelösung für die Lohnbuchhaltung können Sozialversicherungsdeklarationen, LSE-Statistik (Lohnstrukturerhebung) sowie die Quellensteuerdeklarationen mittels einheitlichen Lohnmeldeverfahrens (ELM) online gesendet werden. Voraussetzung für das Generieren der LSE-Statistik und der Logib-Datei ist das korrekte und vollständige Erfassen der Personaldaten sowie die Zuordnung der Lohnarten.
Damit entfallen die von Hand auszufüllenden Papierdeklarationen, und bei den Ausgleichskassen fallen tiefere Verwaltungskosten an. Die Lohnabrechnungen und Lohnausweise können den Mitarbeitenden mittels E-Mail gesendet oder auf dem Mobiltelefon sowie den Online-Portal zur Verfügung gestellt werden.
Zu guter Letzt haben die Mitarbeitenden mit der Applikation AbaClik oder dem Online-Portal MyAbacus neben der Spesen- und Zeiterfassung sowie der Ansicht der Lohnabrechnungen und Lohnausweise auch die Möglichkeit, ihre Personaldaten einzusehen und anzupassen. Die Anpassung erscheint in der Abacus-Lohnbuchhaltung und kann dort übernommen werden.
Fazit
In der Buchführung und der Lohnverarbeitung tauchen laufend neue Möglichkeiten zur Automatisierung auf, die Arbeitsschritte schneller und effizienter machen und mit denen somit Ressourcen gespart werden können. Es lohnt sich, die Automatisierungen laufend zu prüfen oder sich bei einem Treuhänder zu informieren. Die Verantwortlichen in den Unternehmen können die Arbeiten und Auswertungen ortsunabhängig und jederzeit ausführen und einsehen. Dies spart Zeit und Ressourcen und macht die Abläufe nachvollziehbar und sicher.