Die Digitalisierung lässt sich nicht mehr aufhalten. Doch sie lässt sich planen, gezielt aufbauen und intelligent nutzen, um den Anschluss an die Zukunft sicherzustellen. Unternehmen, die sich schon heute auf die Anforderungen von morgen vorbereiten, vereinfachen nicht nur ihre Arbeit, sondern steigern auch ihre Effizienz.
Im vergangenen Pandemiejahr hat sich das Schlagwort «Digitalisierung» sichtbar mit Inhalt gefüllt. Unternehmen, Institutionen und Behörden, aber auch Privatpersonen sahen sich gezwungen, ihre IT kräftig auszubauen. Viele Unternehmen haben innerhalb weniger Wochen realisiert, diesem Thema in der Vergangenheit viel zu wenig Beachtung geschenkt zu haben.
Zudem ist vielen bewusst geworden, dass im Prinzip bereits alle nötigen Informationen digital vorhanden sind, sodass alle wichtigen Geschäftsprozesse durch digitale Mittel abgedeckt werden können – und dass viele Funktionalitäten zwar einsatzbereit sind, aber nur zum Teil genutzt werden. Kreditoren- und HR-Prozesse wie auch Zeiterfassung- und Spesenprozesse sind mögliche Beispiele dafür.
Doch die Digitalisierung der Prozesse ist weit mehr als der ortsunabhängige Zugang über Cloud-Dienste und die Ausweitung auf Mobilgeräte oder das Home-Office. Im Endeffekt dient sie immer der Arbeitserleichterung und Effizienzsteigerung – ganz unabhängig von den Sachzwängen, die ihre Einführung zur Folge hatten.
Die entscheidenden Fragen stellen
Die meisten Unternehmen decken mit ihrem ERP-System alle gegenwärtigen Ansprüche ab. Doch externe Faktoren wie eine Pandemie, neue Vorschriften, neue technologische Entwicklungen oder interne Anforderungen wie engere Anbindung an Kunden und Lieferanten oder die Überalterung der Infrastruktur können den Anstoss geben, mit der Digitalisierung einen Schritt vorwärts zu machen.
Wie bei jedem Erneuerungsprozess gilt es auch hier, Hemmschwellen zu überwinden: Liebgewonnene Gewohnheiten müssen hinterfragt werden, der Einführungsprozess ist mit einem wesentlichen Aufwand verbunden und der Gesamtnutzen lässt sich im Voraus nicht eindeutig beziffern.
Deshalb ist es wichtig, immer wieder die richtigen Fragen zu stellen und sie vorausschauend zu beantworten. Zum Beispiel: «Was wäre, wenn...?» anstelle von «War unsere bisherige Lösung nicht gut genug?» Oder: «Was ist in fünf Jahren?» anstelle von «Wie lange läuft unser System noch?»
Vernetzung, Sicherheit und Nutzerfreundlichkeit
Ein Anbieter, der sich schon seit Langem intensiv damit beschäftigt, alle möglichen Anforderungen der Geschäftswelt zu antizipieren, ist der Schweizer Software-Entwickler Abacus. Sein ERP-System wird seit Jahrzehnten in unzähligen kleinen und mittleren Unternehmen, Institutionen und Behörden eingesetzt.
Mit der neusten Generation hat Abacus in den vergangenen Monaten Konzepte vorgestellt, die weit in die Zukunft reichen und in ihrer Vernetzung, Sicherheit und Nutzerfreundlichkeit neue Wege gehen. Das System stellt zeitnah und ortsunabhängig Informationen und Grafiken zur Verfügung; über ein eigenes gesichertes Portal können Mitarbeitende, Kunden und Lieferanten die für sie relevanten Daten erfassen und abfragen.
Damit können unzählige Doppelspurigkeiten (mehrfache Erfassung derselben Daten) und Medienbrüche (Papier/digital) vermieden werden. Disziplinen und Funktionen, die es isoliert bereits gibt, werden zusammengefasst und in ein riesiges Netzwerk gestellt, Komplexes automatisiert und ein Ökosystem geschaffen, das Menschen mit Menschen, Menschen mit Unternehmen und auch Unternehmen untereinander verbindet.
Vorteilhafte Lizenzmodelle auch für Kleinunternehmen
Schon sehr kleine Unternehmen oder Startups können ihre Prozesse mit Abacus abdecken und steuern. Die erste Ausbauvariante ist sogar kostenlos: Die Cloud-Lösung AbaNinja ermöglicht einen einfachen Einstieg mit den wichtigsten Basisfunktionen für die üblichen Standardprozesse. Ist das Unternehmen auf Wachstumskurs und braucht es zusätzliche Funktionen, wächst das System mit: Der modulare Aufbau mit speziellen Apps und vorteilhafte Lizenzmodelle helfen dabei, das System organisch zu erweitern und an neue Bedürfnisse anzupassen, ohne dass jedes Mal allzu hohe Kosten anfallen.
Eigene Erfahrung bringt Kompetenz
Auch bei OBT wird Abacus als ERP-System an allen Standorten und in jedem Fachbereich eingesetzt. Während der letzten knapp zwei Jahre wurde das System neu konzipiert und aufgebaut und ist seit April produktiv im Einsatz.
Mit der Zeit sollen noch mehr Funktionalitäten dazukommen, die Abacus zur Verfügung stellt. So auch die Integration von künstlicher Intelligenz und maschinellem Lernen, beispielsweise bei der Automatisierung von Buchungs- und Spesenprozessen. Bereits heute werden Belege, Quittungen und Tickets mit der AbaClik-App fotografiert und übermittelt.
Neu wird die Software die unstrukturierten Daten mittels optischer Datenerkennung erfassen, interpretieren, wo nötig ergänzen und in die Finanzbuchhaltung einfliessen lassen, welche die Daten automatisch verarbeitet.
Mit der internen Nutzung der Abacus-Lösung gestaltet OBT einerseits die eigenen Prozesse effizienter. Andererseits bringt es für die Mitarbeitenden den grossen Vorteil, dass sie ihren Kunden ein System empfehlen können, das sie selbst im täglichen Einsatz schätzen gelernt haben.
Fazit
Mit der Digitalisierung kommen neue Anforderungen auf Menschen und Unternehmen zu. Die Zukunft ist vernetzt, mobil und hocheffizient – ERP-Systeme müssen dafür die richtigen Antworten bereithalten. So setzt Abacus in seiner neuesten Generation auf Benutzerfreundlichkeit, breite Funktionalität sowie die Integration von künstlicher Intelligenz und maschinellem Lernen für die Automatisierung vieler Prozesse. OBT als Beratungs- und Technologieunternehmen baut auf Fachwissen und eigene Erfahrungen, um die Kunden auf ihrem Weg zur optimalen, zukunftssicheren Lösung für ihr ERP-System zu begleiten.