Quellensteuer in der Schweiz: Besteht eine Abrechnungspflicht?

Quellensteuerpflichtig sind in der Regel Personen, die keine Niederlassungsbewilligung (Ausweis C) besitzen. Sie haben einen Ausweis B (Aufenthaltsbewilligung), Ausweis G (Grenzgängerbewilligung), Ausweis L (Kurzaufenthaltsbewilligung), Ausweis F (vorläufig aufgenommene ausländische Staatsangehörige), Ausweis N (Asylsuchende) oder Ausweis S (vorübergehender Schutz). 

Dazu gehören insbesondere Personen ohne Schweizer Pass, die in der Schweiz arbeiten und wohnen, sowie Personen, die im Ausland wohnen, aber in der Schweiz arbeiten, wie etwa Grenzgängerinnen und Grenzgänger. Auch ausländische Künstler, Sportler oder Referenten, die in der Schweiz für ihre Tätigkeit eine Entschädigung erhalten, fallen unter die Quellensteuerpflicht. Darüber hinaus sind im Ausland ansässige Geschäftsleitungsmitglieder, die in der Schweiz Einkünfte beziehen, ebenfalls quellensteuerpflichtig. Bei diesen Personen wird die Steuer direkt vom Einkommen abgezogen und an die Steuerbehörden abgeführt.

So wird der Tarif bestimmt 

Die Höhe der Quellensteuer wird im Wohnkanton der Arbeitnehmenden definiert und basiert auf mehreren Faktoren. Es existieren folgende Tarife:

• der Tarif A für Alleinstehende
• der Tarif B für Personen, die verheiratet oder in eingetragener Partnerschaft leben, aber alleinverdienend sind
• der Tarif C für Einkommenserwerbende, die verheiratet oder in eingetragener Partnerschaft leben, aber Doppelverdienende sind
• der Tarif G für Ersatzeinkünfte, die direkt vom Versicherer an die Pflichtigen ausbezahlt werden
• der Tarif H für alleinerziehende Halbfamilien
• der Tarif E für Arbeitnehmende, deren Quellensteuer im vereinfachten Abrechnungsverfahren abgerechnet wird; hier gilt pauschal der Quellensteueranteil von fünf Prozent.

Des Weiteren spielt für die Ermittlung des Quellensteuertarifs die Kirchensteuerpflicht eine Rolle. Diese ist gegeben, wenn die quellensteuerpflichtige Person einer Konfession der schweizerischen Landeskirche angehört (römisch-katholisch oder evangelisch-reformiert). Zusätzlich wird die Anzahl der unterstützungsberechtigten Kinder berücksichtigt. Diese Faktoren zusammen bestimmen den individuellen Steuersatz, der auf das Einkommen angewendet wird.

Quellensteuer bei mehreren Arbeitgebern

Arbeitet die Person Teilzeit bzw. zusätzlich bei einem anderen Arbeitgeber, muss in Erfahrung gebracht werden, wie hoch das andere Pensum bzw. der andere Lohn ist, da die Besteuerung auf das gesamte Einkommen berechnet wird. Folgende Regelung stellt sicher, dass die Quellensteuer möglichst fair und korrekt berechnet wird, selbst wenn die Person mehrere Teilzeitstellen oder schwer messbare Tätigkeiten hat:

1. Effektives Gesamteinkommen: Der Steuersatz muss auf Basis des gesamten Einkommens ermittelt werden, das die Person aus ihren verschiedenen Tätigkeiten erzielt. Dies bedeutet, dass alle Einkommen addiert werden, um das Gesamteinkommen zu definieren.
2. Effektiver Gesamtbeschäftigungsgrad: Der gesamte Beschäftigungsgrad aller Tätigkeiten wird herangezogen, um den Steuersatz zu bestimmen. Wenn die Person mehrere Teilzeitstellen hat, muss der gesamte Beschäftigungsgrad ermittelt werden.
3. Verwendung des Medianlohns: Teilt die quellensteuerpflichtige Person nicht mit, wie hoch das Pensum bzw. der Lohn bei weiteren Arbeitgebern ist, wird der Medianlohn als satzbestimmendes Einkommen herangezogen. Dabei handelt es sich um ein statistisches Mass, das in der Lohnanalyse verwendet wird, um die Verteilung der Löhne zu beschreiben. Der Medianlohn stellt den «mittleren» Lohn dar. Für 2024 beträgt der Medianlohn in der Schweiz CHF 5'725. Das bedeutet, dass bei diesen besonderen Fällen angenommen wird, dass die Person mindestens diesen Betrag verdient, um den Steuersatz zu bestimmen.

Besteuerungsmodelle der Kantone 

In der Schweiz erfolgt die Abrechnung der Quellensteuer je nach Kanton nach unterschiedlichen Modellen. Dies wirkt sich auf die Häufigkeit und Art der Steuerabführung aus. Die meisten Kantone setzen das monatliche Abrechnungsmodell um. In diesem Modell zieht der Arbeitgeber jeden Monat die Quellensteuer vom Lohn der arbeitnehmenden Person ab und leitet sie an die Steuerbehörden weiter. Die monatliche Abrechnung bedeutet, dass die Steuerlast grundsätzlich gleichmässig über das Jahr verteilt ist und die Steuerbehörden jeden Monat einen Betrag erhalten. Bei Sonderzahlungen (Gratifikation, Bonus, Dienstaltersgeschenke usw.) ist das monatliche Abrechnungsmodell jedoch von Nachteil, da sich die Steuerlast aufgrund des höheren Basislohns überproportional erhöht.

In den Kantonen Genf, Freiburg, Waadt, Wallis und Tessin wird die Quellensteuer quartalsweise statt monatlich abgerechnet. Der Arbeitgeber berechnet alle drei Monate die fällige Steuer und führt sie an die Behörde ab. Für die Berechnung wird das Bruttojahreseinkommen herangezogen, inklusive Löhne, Boni und anderer steuerpflichtiger Leistungen. Der Steuertarif wird auf das Jahreseinkommen angewendet und die Steuer wird monatlich abgezogen. Zum Jahresende erfolgt eine Abrechnung, um eventuelle Abweichungen zu korrigieren und die Steuerlast fair zu verteilen.

Arbeitgeber ist für korrekte Deklaration verantwortlich

Der Arbeitgeber ist für die korrekte Deklaration der Tarife und Beträge der Arbeitnehmenden verantwortlich. Durch das jährliche Einholen eines aktualisierten Stammblatts kann der Arbeitgeber sicherstellen, dass alle relevanten Faktoren, welche die Quellensteuer beeinflussen, korrekt erfasst werden. Dies ermöglicht eine präzise und gerechte Besteuerung und reduziert das Risiko von Fehlern und Nachzahlungen. Wenn der Arbeitgeber die Quellensteuertarife nicht korrekt anwendet, können Nachzahlungen, Zinsen, zusätzliche Prüfungen und Gebühren für Verwaltungsaufwände auftreten, für die der Arbeitgeber haftbar gemacht wird.

Nachträgliche ordentliche Veranlagung

Quellensteuerpflichtige Personen mit einem Jahreseinkommen von weniger als CHF 120'000 können bis zum 31. März des Folgejahres eine nachträgliche ordentliche Veranlagung (NOV) beantragen. Das heisst, diese Personen füllen eine Steuererklärung aus. Dies ermöglicht es ihnen, zusätzlich abzugsfähige Kosten wie Einkäufe in die Pensionskasse, effektive Berufskosten, Drittbetreuungskosten, Säule-3a-Beiträge usw. geltend zu machen. 

Die Quellensteuerlast wird der Steuerrechnung angerechnet. Anzumerken ist, dass in der Schweiz ansässige Personen nur einmal einen Antrag auf NOV ausfüllen müssen und danach bis zum Ende der Quellensteuerpflicht obligatorisch eine NOV durchgeführt wird. Im Ausland ansässige Personen müssen jedes Jahr einen Antrag auf NOV einreichen.

Für quellensteuerpflichtige Personen mit einem Jahreseinkommen von mehr als CHF 120'000 gilt die Regelung der nachträglichen ordentlichen Veranlagung nicht. Diese Personen sind verpflichtet, eine reguläre Steuererklärung abzugeben, wie es für Steuerpflichtige ohne Quellensteuerpflicht üblich ist. Die Steuererklärung muss alle relevanten Einkünfte und Abzüge umfassen.

Neuberechnung der Quellensteuer

Im Rahmen der Neuberechnung der Quellensteuer werden sämtliche in der Schweiz quellensteuerpflichtige Erwerbs- und Ersatzeinkünfte des betreffenden Steuerjahres zusammengezählt. Das so ermittelte Bruttojahreseinkommen wird durch die Anzahl der Erwerbsmonate geteilt, um das satzbestimmende Einkommen zu berechnen. 

Die geschuldeten Quellensteuern werden mit dem zu Beginn jeden Monats anwendbaren Quellensteuertarif festgesetzt. Zu viel bezahlte Quellensteuern werden an die quellensteuerpflichtige Person zurückerstattet, zu wenig bezahlte bei dieser nachgefordert. Der Antrag muss bis spätestens 31. März des Folgejahres durch die quellensteuerpflichtige Person eingereicht werden.