Mit einem «grossen Wumms» ist in den letzten Monaten die künstliche Intelligenz (KI) über uns hereingebrochen. Viele haben ChatGPT mit einem kleinen Probetext beauftragt, andere liessen sich vom erstaunlich realistischen Bild des Papstes im weissen Designerwintermantel in die Irre führen, und wieder andere staunen über die digitalen Ansprechpartner auf Webportalen. Doch KI-Anwendungen gibt es schon lange: Viele wirken zwar unspektakulär im Hintergrund von Business-Applikationen, sorgen aber im Alltag für umso beeindruckendere Effizienzsteigerungen.
Eine Bekanntschaft, aus der mehr wurde
Der grosse Hype um die generative KI und die damit verbundenen Probleme und Ängste überstrahlt die bereits bewährten Einsatzgebiete im Geschäftsalltag. Dort, wo KI uns bei täglichen Routinen unterstützt, Prozesse vereinfacht und hilft, effizienter zu arbeiten und den Kopf freizuhaben für Tätigkeiten, die keine Maschine ausführen kann.
KI in Finanzanwendungen: Intelligenz im Hintergrund
Im Finanzwesen übernahm der Computer schon früh eine wichtige Rolle: Er erwies sich als sehr effizient in der Verarbeitung und Speicherung von Zahlen. Doch es brauchte immer viel Handarbeit, um ihn mit den entsprechenden Daten zu füttern und ihm zu befehlen, was er damit anfangen sollte. Genau diese oft aufwendigen Arbeiten können heute automatisiert ablaufen – und die KI ist der Schlüssel dazu.
Bei der üblichen Abwicklung von Prozessen wie der Kreditorenbuchhaltung oder dem Spesenmanagement arbeitet die KI diskret im Hintergrund. Sie sorgt für die intelligente Vernetzung innerhalb des Systems und wird damit zur Grundlage für Funktionalitäten, die den Anwendern aufwendige händische Prozesse abnehmen. So wird sie zum kraftvollen Antrieb für die beschleunigte digitale Transformation im Finanzwesen. Ein besonders wichtiger Vorteil: Die KI gestattet die zeitnahe Erstellung von Analysen, Reports und grafischen Auswertungen auf Knopfdruck. Sie erkennt bestimmte Muster aus der Vergangenheit und erstellt auf dieser Basis zuverlässige Prognosen. Das erleichtert die Finanzplanung und erlaubt Rückschlüsse auf zukünftige Wachstumsbereiche und Rentabilitätschancen.
Use Case 1: Automatisierte Kreditorenbuchhaltung
Bei der Verarbeitung von Rechnungen ist die manuelle Eingabe eine der grössten Fehlerquellen. Deshalb wird seit Langem OCR-Technologie eingesetzt, um Dokumente einzulesen und in bearbeitbare Formate umzuwandeln. Aber erst die KI ermöglicht eine wirkliche Digitalisierung der Verarbeitungsprozesse. Sie erkennt nicht nur Zeichen und Zeichengruppen, sondern analysiert ihren Inhalt und erkennt sofort eine Vielzahl von Dokumenttypen und Semantiken. Zudem ist die KI lernfähig: Wird sie gezielt trainiert, nimmt die Genauigkeit bei der Datenextraktion laufend zu. Die KI integriert Informationen aus anderen Quellen (z.B. den Stammdaten), erstellt Zahlungsaufträge an die Bank und übergibt sie an die zuständige Person zur Freigabe. Mit wenigen Klicks oder auch automatisch werden neu erkannte Lieferanten in den Stammdaten gespeichert.
Durch die Vernetzung verschiedener Quellen minimiert sie die Fehlerrate. So gleicht sie etwa Rechnungen mit Bestellungen und Quittungen ab, um Überzahlungen und Fehler im Beschaffungsprozess zu vermeiden. Sie unterstützt die Erstellung von MWST-Abrechnungen und automatisiert durch die Verknüpfung mit ERP- und CRM-Systemen die Stammdatenverwaltung. Damit erübrigen sich unzählige Recherchen, Nachfragen und händische Aktualisierungen.
Use Case 2: KI kann auch Spesenmanagement!
Immer noch knapp vier von zehn Schweizer KMU, so die «Schweizer Mittellandstudie», verlangen von ihren Mitarbeitenden Spesenbelege ausschliesslich in Papierform. Doch jede siebte Person hat Mühe mit dem eigenen Spesenmanagement. Sie/Er vergisst oder verliert die Belege unterwegs und bleibt am Ende auf den Kosten sitzen. Und drei von zehn Mitarbeitenden müssen für ihr Unternehmen Bank spielen: Sie erhalten die Spesen erst nach zwei bis vier Wochen ausbezahlt.
Dabei ist gerade hier die KI-unterstützte Digitalisierung weit fortgeschritten. Sie hilft mit, die Prozesse wesentlich zu beschleunigen und den administrativen Aufwand um bis zu 75% zu reduzieren. Für die Mitarbeitenden ist der Vorgang unglaublich einfach: Sie scannen einfach ihre Belege mit der Tablet- oder Smartphone-Kamera. Die KI erfasst, erkennt und verarbeitet die relevanten Daten wie Verkäufer, Betrag, Datum, MWST-Sätze oder Spesenkategorie. Sie gibt diese Daten weiter in den individuellen Freigabeprozess an die Vorgesetzten oder das HR, verbucht die Spesen in die Lohn- und Finanzbuchhaltung und kann die Rückzahlung automatisch auslösen.
Auch Abacus setzt auf KI
Auch die Abacus Business Software als eines der beliebtesten ERP-Systeme der Schweiz entwickelt fortschrittliche Technologien und Lösungen im Bereich der KI.
Die aktuelle Software-Generation «Abacus DEEP» setzt diesen Trend fort. Die neue Software wird als sichere und digitale ERP-Plattform positioniert, die eine autonome Echtzeit-Buchhaltung ohne Papier ermöglicht.
Damit wird der alte Traum des papierlosen Finanzwesens endlich Realität: Vom Rechnungseingang über die Zahlungsabwicklung und Verbuchung bis zur Archivierung können alle Prozesse digitalisiert und automatisiert werden.
Das gilt auch für das Spesenmanagement: Mit einzelnen Modulen oder einer Komplettlösung deckt das Abacus Spesenmanagement die Bedürfnisse von Unternehmen jeder Grösse ab. Dank der vollständigen Integration können die Spesen direkt in der Abacus Business Software weiterverarbeitet werden.
Die Mitarbeitenden erfassen ihre Quittungen über die Smartphone-App «AbaClik» oder laden sie über den Browser auf das Portal «MyAbacus» hoch. Bei Bezahlung mit der Firmenkreditkarte werden die Transaktionen sofort angezeigt, mit dem richtigen Beleg verknüpft und je nach Kartensystem auch in Echtzeit zurückerstattet. Bei privaten Zahlungsmitteln erfolgt die Rückzahlung automatisiert via Lohn- oder Kreditorenbuchhaltung. Von der Erfassung über die Freigabe, Verbuchung und Rückzahlung bis zur individuellen Auswertung sorgt die KI für ein unkompliziertes Handling, hohe Effizienz und komplette Transparenz. Die nahtlose Integration des Analyse-Tools «Abacus Data Analyzer» bietet eine einfache Lösung für die Auswertung und grafische Aufbereitung diverser Daten aus der Abacus Business Software.
Fazit
Moderne Software-Lösungen sind nicht mehr denkbar ohne die Unterstützung durch KI: Sie vereinfacht die Abläufe, automatisiert die Kommunikation zwischen verschiedenen Software-Modulen und gleicht automatisch Daten und Informationen ab. Damit können viele alltägliche Prozesse schnell und mit geringer Fehlerquote selbsttätig ausgeführt und das Personal effizient von händischen Routinen entlastet werden. Die Zukunft des Finanzwesens dreht sich nicht nur um die Automatisierung von Prozessen, sondern auch um detaillierte Echtzeitdaten einzusehen. Durch integrierte Dashboards werden alle relevanten Informationen in Echtzeit präsentiert. Sie ermöglichen es, das Ausgabeverhalten zu analysieren, Trends zu erkennen und fundierte Entscheidungen zu treffen. Ein Muss für alle Finanzverantwortliche in Unternehmen, die einen Schritt weitergehen möchten.