Nur wenige Unternehmen können von sich behaupten, immer auf dem neuesten Stand der Digitalisierung zu sein und von allen Möglichkeiten der zur Verfügung stehenden Technologien zu profitieren. Wer den Anschluss verliert, gerät jedoch schnell ins Abseits. Im Artikel zeigen wir, warum es wichtig ist, regelmässig Bilanz zu ziehen und die Zukunft sorgfältig zu planen.
Auch wenn ein Unternehmen kontinuierlich arbeitet und sich weiterentwickelt, seine IT zufriedenstellend funktioniert und keine grundlegenden Veränderungen zu erwarten sind, sollten Unternehmerinnen und Unternehmer oder IT-Verantwortliche ab und zu einen Zwischenhalt machen, um sich einige grundsätzliche Fragen zu stellen: Würde ich die genau gleiche IT-Lösung wählen, wenn ich noch einmal von vorne beginnen würde? Wenn ich heute einem Startup-Unternehmen einen Rat geben müsste: Wie sähe dieser aus? Und: Was kann ich heute unternehmen, um technologisch up to date zu sein, das Optimum aus meiner IT herauszuholen und wirklich für die Zukunft gerüstet zu sein?
Zwischenhalt als Standortbestimmung
Oft wird die eigene IT vor allem rückblickend betrachtet: Man stellt fest, dass jetzt alles funktioniert und wohl noch einige Zeit weiterfunktionieren wird. Also braucht man sich zumindest im Moment nicht weiter darum zu kümmern. Es läuft.
Doch plötzlich wird man durch neue Anforderungen überrascht. Da wünscht zum Beispiel ein Kunde, dass man die IT-Prozesse mit seinen harmonisiert, er verlangt nach digitalen Rechnungen, nach Online-Bestellsystemen und automatisierten Lieferungen, die durch sein Lager definiert und ausgelöst werden. Neue regulatorische Bestimmungen verlangen nach schnellen Umsetzungen. Neue Arbeitsmodelle erfordern mehr Möglichkeiten für die mobile Arbeit. Und so weiter. Wer nicht darauf vorbereitet ist, wird im Alltag immer wieder zu hastigen, aufwendigen und teuren Korrekturen gezwungen – oder einfach abgehängt.
Der angesprochene Zwischenhalt soll daher vor allem Fragen beantworten wie: Was wäre, wenn...? Was kommt auf uns zu? Welche technologischen Trends sind absehbar? Wie wird unser Unternehmen in fünf Jahren aussehen?
Digitalisierungs-Check für Startups und gestandene Firmen
Eine gute Hilfe für die Planung der IT-Zukunft ist der OBT Digitalisierungs-Check. Basierend auf einem Fragebogen, kombiniert mit einem Interview, durchleuchten die OBT Expertinnen und Experten die Kern- und Supportprozesse, analysieren die bestehenden Abläufe, studieren mögliche Herausforderungen, verfassen einen neutralen Potenzialüberblick und skizzieren mögliche Lösungsansätze.
Der Digitalisierungs-Check überprüft die digitale Reife des Unternehmens. Er zeigt, wo vorhandene digitale Ressourcen zu wenig oder gar nicht genutzt werden, zum Beispiel weil Softwaremodule zwar vorhanden, aber nicht untereinander verknüpft sind und damit grosse Möglichkeiten zum Effizienzgewinn verschwendet werden.
«Digitale Roadmap» als Anleitung
Das Resultat des Checks kann eine aktualisierte «digitale Roadmap» sein: Sie beschreibt Stossrichtungen für die weitere Entwicklung, umreisst Handlungsbedarf und Lösungsmöglichkeiten und setzt Prioritäten. Bei welchen Prozessen bringt die Digitalisierung zusätzlichen Nutzen? In welchen Bereichen ist sie besonders wichtig? Wo besteht Bedarf an neuen Lösungen, wo kann im bisherigen Rahmen weitergearbeitet werden?
Schliesslich muss das «Big Picture», die Idealvorstellung, die realisiert werden soll, in kleine Schritte unterteilt werden, die von allen Betroffenen verstanden und mitgetragen werden. Das Schlimmste, was bei der Weiterentwicklung der IT geschehen kann, sind zu grosse Sprünge, die die Beteiligten abschrecken und überfordern. Denn der Fortschritt muss allen einleuchten und von allen gelebt werden.
Skalierbarkeit und Kostentransparenz sind zentral
Viele IT-Projekte scheitern daran, dass sie nach einigen Jahren an ihre Grenzen stossen und bei weiterem Wachstum durch neue Systeme ersetzt werden müssen. Oder der weitere Ausbau bindet unnötig Ressourcen, und die Technik setzt der Entwicklung enge Grenzen. Heute werden deshalb meist Standardlösungen empfohlen, die mit dem Unternehmen und den Aufgaben mitwachsen können. Moderne Softwarepakete wie Microsoft 365 oder Abacus ERP sind darauf vorbereitet: Sie können problemlos erweitert, ausgebaut und der Unternehmensentwicklung organisch angepasst werden. Besonders wichtig ist die Kostenseite: Transparente Support- und Finanzierungsmodelle ermöglichen eine realistische Planung ohne böse Überraschungen.
Kein Kaltstart bei der IT
Unternehmensgründer wissen meist sehr genau, wo die Reise hingehen soll. Sie kennen Tools und Möglichkeiten von früheren Arbeitsstellen her – und wenn sie in einem hochspezialisierten Bereich tätig sind, wissen sie auch, dass die nötige Ausstattung entsprechende Kosten verursacht. Wichtig ist: Ob der Start mit grossen Ambitionen verknüpft ist oder in vorsichtigen Schritten vor sich geht – er führt nur zum Erfolg, wenn die digitalen Hilfsmittel sorgfältig ausgewählt werden und die Investitionen dafür im Businessplan realistisch verankert sind (auch wenn mit günstigen oder kostenlosen Softwaremodulen begonnen wird). Die Bilanz sollte schon beim ersten Zwischenhalt lauten: Wir haben alles richtig gemacht – und die Zukunft kann kommen.
Fazit
Wer sagt: «Unsere IT steht und läuft – jetzt brauchen wir uns vorerst nicht mehr darum zu kümmern», wird über kurz oder lang Probleme bekommen. Das Unternehmen entwickelt sich weiter, alte Technologien werden abgelöst, die Menschen melden neue Ansprüche an. Die internen Anforderungen verändern sich, und auch das Umfeld ist in ständiger Bewegung. Darum lohnt es sich, den Stand der IT regelmässig zu überprüfen, den Prozess der Automatisierung weiterzutreiben, die Digitalisierung als konstante Aufgabe zu verstehen und zukünftige Herausforderungen zu antizipieren. Zum Beispiel im ständigen Dialog mit den Experten von OBT.