18.08.2022
Abacus Finanzplan – eine vollintegrierte Lösung für öffentliche Verwaltungen
Das Erstellen mittelfristiger Finanzpläne ist für öffentliche Verwaltungen immer mit grossem Aufwand verbunden. Für Abacus-Nutzerinnen und -Nutzer gibt es jetzt eine Lösung, die das Erarbeiten, Aktualisieren und Visualisieren von Finanzplänen wesentlich erleichtert: den Abacus Finanzplan.
Die kantonalen Vorschriften verpflichten die öffentlichen Verwaltungen dazu, einen mittelfristigen und mehrere Jahre umfassenden Finanzplan zu erstellen, der jährlich aktualisiert werden muss. Er stellt eine wichtige Grundlage für die Planung von Investitionen dar und bildet die Basis für politische Entscheide, beispielsweise über Personaleinstellungen, Steuerfussanpassungen oder Sparmassnahmen.
Um den Finanzplan zu erstellen, setzen viele Gemeinden auf umständliche Umwege. Sie exportieren die Zahlen aus dem ERP-System in eine Exceldatei oder ein Finanzplantool. Bei Änderungen an den Basiswerten (meist dienen Budgetzahlen als Basis) muss der Export jedes Mal neu gemacht und der Finanzplan überarbeitet werden.
Finanzplanung direkt in Abacus
Doch es geht auch einfacher. Innerhalb der Abacus-Finanzbuchhaltung gibt es neu das Modul Finanzplan. Als integrierte Lösung arbeitet es direkt mit den relevanten Daten aus dem Abacus-ERP. So müssen diese nicht mehrfach erfasst werden, und der Pflegeaufwand für externe Schnittstellen wird eingespart. Der Finanzplan lässt sich intuitiv bedienen und verschafft den involvierten Behörden und verantwortlichen Stellen einen guten Überblick über die mehrjährige Finanzplanung.
Die Finanzplandaten samt Kommentaren können mit individuellen Auswertungen in der Bilanzsteuerung dargestellt werden; das Abacus-BI-Tool «Data Analyzer» ermöglicht die interaktive Visualisierung und Analyse des Plans. Um den Finanzplan zu erstellen, wird das aktuelle Budget oder die aktuelle Rechnung in die Folgejahre projiziert. Es ist nicht mehr nötig, die Daten aus verschiedenen Dateien und Dokumenten aufwendig von Hand zusammenzuführen. Über interne Schnittstellen zu Rechnungs-, Budget- oder Detailbudgetdaten, Investitionen der Projektverwaltung, Abschreibungen der Anlagebuchhaltung und zum Lohnbudget wird automatisch auf die relevanten Werte zugegriffen. Das spart nicht nur viel Zeit, sondern reduziert auch die Fehlerquellen deutlich.
Gewohnte Umgebung für Nutzende
Das Tool hat aber noch weitere Vorteile. So verringert die Arbeit mit der gewohnten Benutzeroberfläche von Abacus den Schulungsaufwand auf ein Minimum. Für einzelne Ämter, Departemente oder Abteilungen können die Bereiche, die in ihrem Zuständigkeitsgebiet liegen, zur Ansicht und zur Bearbeitung freigegeben werden. Ein individueller Zugriffsschutz stellt sicher, dass sie die Daten, die ausserhalb ihrer Kompetenz liegen, weder sehen noch verändern können.
Beispiel: «Data Analyzer» – Auswertung des Finanzplans im Abacus
Erfolgsrechnung, Planbilanz und Geldflussrechnung lassen sich in individuellen Ansichten darstellen. Dabei kann der Detaillierungsgrad der Erfassung frei gewählt werden. Wählbare Prognosemethoden, Planparameter, Ausgleiche für Spezialfinanzierungen und weitere Funktionen reduzieren den Erfassungsaufwand und ermöglichen eine weitgehend automatisierte Planung.
OBT Finanzplan Basic und Pro
Ein wesentlicher Bestandteil eines jeden Finanzplans ist die Investitionsplanung. Diese wird je nach Grösse der Verwaltung sehr unterschiedlich geführt. Aus diesem Grund hat OBT zwei Finanzplanpakete entwickelt: den OBT Finanzplan AbacusBasic und den OBT Finanzplan Pro. Bei letzterem ist die Investitionsplanung in die Projektverwaltung integriert. Die Werte werden aus der Projektverwaltung in die Anlagenbuchhaltung und die (Detail-)Budgetierung übernommen. Auch die Abschreibungen fliessen ins Detailbudget und schliesslich in den Finanzplan ein.
Das vereinfachte Modul OBT Finanzplan Basic wurde speziell für kleinere und mittelgrosse Gemeinden entwickelt. Der Hauptunterschied liegt in der vereinfachten Investitionsplanung und darin, dass die Zahlenwerte für Investitionen direkt im Finanzplan eingegeben werden. Es handelt sich dabei nicht um eine aktive Planung der Investitionen, der Finanzplan berücksichtigt einfach die Werte für Investition, Inbetriebnahme und Abschreibungen.
Beispiel 2: Eingabemaske Finanzplan
Fazit
Mit dem Abacus Finanzplan erstellen Sie Ihre Finanzpläne direkt innerhalb der Abacus Finanzbuchhaltung. Wichtige Stammdaten wie Lohndaten, Anlagenwerte, Budget- oder Rechnungszahlen sind bereits vorhanden. In den bekannten Auswertungsprogrammen haben die Verantwortlichen die aktuellen Zahlen immer zur Verfügung und können diese auch mit Grafiken oder Diagrammen im Abacus Data Analyzer ausgeben. Mit dem OBT Finanzplan Basic und dem OBT Finanzplan Pro bietet OBT sowohl für kleinere und mittelgrosse Gemeinden wie auch für grosse Städte eine passende Lösung.