Der Weg in die Selbständigkeit – aufgepasst auf interne Prozesse und Fristen

Der Schritt in die Selbständigkeit ist für viele ein Lebenstraum. Um ein eigenes Unternehmen zu gründen, braucht es keine Superkräfte. Der Weg nach der Firmengründung birgt jedoch einige Hürden, und der Lebenstraum kann sich schnell zum Albtraum entwickeln. Der Artikel zeigt die wichtigsten Punkte, die es nach der Gründung zu beachten gilt.

Der Businessplan ist ausgearbeitet, die Marktanalyse erstellt und die Firma gegründet – nun steht dem Start in die Selbständigkeit nichts mehr im Wege. Nebst dem anspruchsvollen Aufbau des Unternehmens, wird den internen Prozessen und Fristen meist zu wenig Beachtung geschenkt. Vielen Jungunternehmerinnen und -unternehmern ist nicht bewusst, dass auch unmittelbar nach der Gründung einige administrative Pflichten rufen, wobei bei Bedarf externe Hilfe beigezogen werden sollte. Der Zeitstrahl zeigt die wichtigsten Zeitpunkte nach der Firmengründung chronologisch auf.

Buchführung als Grundvoraussetzung

Die kaufmännische Buchführung und Rechnungslegung wird im OR Art. 957 ff. geregelt und ist Grundvoraussetzung für jede erfolgreiche Firma. Die nachfolgend aufgeführten Gesellschaften sind von der kaufmännischen Buchführungspflicht befreit, müssen aber mindestens eine vereinfachte Buchhaltung führen:

Einzelunternehmen und Personengesellschaften (Kollektiv- und Kommanditgesellschaften), die im letzten Geschäftsjahr einen Umsatzerlös unter 500'000 Franken erzielt haben

Vereine und Stiftungen, die nicht verpflichtet sind, sich ins Handelsregister eintragen zu lassen

Die vereinfachte Buchhaltung umfasst eine Aufstellung über Einnahmen und Ausgaben sowie der Vermögenslage. Dennoch kann es sich auch für diese Gesellschaften lohnen, eine doppelte Buchhaltung zu führen. Dient diese doch als gutes Hilfsmittel für die Führung des eigenen Unternehmens, da relevante Erkenntnisse und Kennzahlen rund um die Geschäftstätigkeit gewonnen werden können.

Soziale Sicherheit ist zentral

Sehr wichtig ist, dass man sich bereits bei der Gründung Gedanken über die soziale Sicherheit als Unternehmer oder Unternehmerin macht. So muss man sich überlegen, welches Gehalt man für sich sowie für seine Mitarbeitenden versichern möchte bzw. kann. Aufgrund der Kosten wird dieses Thema leider oft, mit einschneidenden Folgen für das Unternehmen und die Organe der Gesellschaft für das Unternehmen, die Organe und Mitarbeitenden der Gesellschaft, vernachlässigt.

Es gilt auch, daran zu denken, einmal im Jahr die definitiven Lohnsummen bei der Ausgleichskasse und den Versicherungen zu melden und die Lohnausweise auszustellen. Auch ist empfohlen, die Personaladministration mit Arbeitsverträgen, Mitarbeiterdossiers, Vereinbarungen, Lohnabrechnungen, Krankmeldungen etc. sauber zu führen und aufzubewahren. Eine Veränderung der Lohnsumme sollte direkt bei der Sozialversicherungsanstalt sowie bei den Versicherungen gemeldet werden, um grössere Nachzahlungen und Verzugszinsen zu vermeiden.

Aufgepasst bei der Mehrwertsteuer

Grundsätzlich gilt bei der Aufnahme einer unternehmerischen Geschäftstätigkeit unabhängig von der Rechtsform die Mehrwertsteuerpflicht. Wird dabei eine der nachfolgend genannten Umsatzlimiten nicht überschritten, ist ein Unternehmen grundsätzlich von dieser Pflicht befreit:

Nicht-gewinnstrebige, ehrenamtlich geführte Sport- oder Kulturvereine: 150'000 Franken Umsatz aus Leistungen im In- und Ausland, die nicht von der Steuer ausgenommen sind.

Bisher nicht genannte Unternehmen: 100'000 Franken Umsatz aus Leistungen im In- und Ausland, die nicht von der Steuer ausgenommen sind.

Bereits in der Anfangsphase muss man prüfen, ob eine Mehrwertsteuerpflicht besteht oder ob allenfalls eine freiwillige Unterstellung sinnvoll wäre. Viele Unternehmen sind zwar nicht mehrwertsteuerpflichtig, dennoch ist eine freiwillige Unterstellung sehr wichtig, um unnötige Zusatzbelastungen zu vermeiden. Ist das Unternehmen bei der Mehrwertsteuer angemeldet, muss es je nach Abrechnungsmethode viertel- oder halbjährlich eine Mehrwertsteuerabrechnung erstellen und diese bei der eidgenössischen Steuerverwaltung einreichen. Wird die Abrechnung nicht fristgerecht eingereicht, kann die Steuerverwaltung eine Einschätzung vornehmen, und es können Verzugszinsen anfallen.

Steuern sind abhängig von der Rechtsform

Die Besteuerung der eigenen Gesellschaft ist abhängig von der Rechtsform. Bei Personengesellschaften wird sämtliches Einkommen aus der selbständigen Erwerbstätigkeit in der privaten Steuererklärung erfasst und vollumfänglich beim Bund, beim Kanton und bei den Gemeinden besteuert. In den meisten Kantonen muss die private Steuererklärung bis Ende März eingereicht werden. Die Frist ist bei Erhalt der Steuerformulare zu prüfen und kann gegebenenfalls verlängert werden.

Im Gegensatz zu den Personengesellschaften muss bei Kapitalgesellschaften (GmbH/AG) eine separate Steuererklärung eingereicht werden. In den meisten Fällen endet die Frist Ende Juni, was aber je nach Kanton variieren kann. Die genannten Fristen können zwar verlängert werden, dies muss aber vor Ablauf der eigentlichen Frist geschehen. Bei der steuerlichen Beurteilung der Kapitalgesellschaft spricht man häufig von einer Doppelbelastung, da die Gesellschaft einerseits die Gewinne und die Privatperson anderseits die Dividende von der Gesellschaft versteuern muss. Aufgrund der reduzierten Dividendenbesteuerung auf Stufe Privatperson und geeigneter Steuerplanung, kann diese wirtschaftliche Doppelbelastung jedoch stark reduziert werden.

Liquiditätsplanung ist elementar

Cash is King – die Liquiditätsplanung ist elementar und muss zwingend in der Gründungsphase erstellt werden, denn ohne Liquidität kann auch eine etablierte und erfolgreiche Gesellschaft nicht überleben. Bei der Liquiditätsplanung geht es darum, zukünftige Geldabflüsse und -zuflüsse zu eruieren und frühzeitig geeignete Massnahmen zur Liquiditätssicherung einzuleiten.

Fazit

Viele Gründerinnen und Gründer denken, dass der grösste Schritt in die Selbständigkeit mit der Firmengründung gemacht sei. Der administrative Aufwand danach ist jedoch genauso wichtig – zu den grundlegendsten Herausforderungen gehören dabei:

Liquiditätsplanung
Set-up Administration und Buchhaltung
Abklärungen im Bereich Versicherungen und soziale Sicherheit
Anmeldungen Mitarbeitende, saubere Personaladministration
Prüfung Mehrwertsteuerpflicht und möglicher Optionen für eine freiwillige Unterstellung, Einhaltung der Fristen
Steuerplanung vor Ablauf des Steuerjahrs, frühzeitige Verlängerung allfälliger Fristen