Verwaltungsratssitzungen – können diese per Telefon-/Videokonferenz abgehalten werden?

Für viele Verwaltungsräte stellt sich zurzeit die Frage, ob die geplanten Sitzungen auch via Telefon- oder Videokonferenz abgehalten werden können, damit den Corona-Empfehlungen des BAG bzw. des Bundesrates Folge geleistet werden kann.

Der Gesetzgeber geht vom Grundsatz der Beschlussfassung des Verwaltungsrats an Sitzungen unter physischer Anwesenheit der Verwaltungsratsmitglieder aus. Es soll eine gemeinsame Willensbildung durch mündliche Beratung stattfinden.

Aufgrund der technischen Entwicklung und der vermehrt internationalen Zusammensetzung von Verwaltungsräten werden die Sitzungen aber zunehmend auch in Form von Telefon- oder Videokonferenzen abgehalten. So führt zum Beispiel die Implenia in ihrem Geschäftsbericht 2018 aus: «Als anwesend gelten auch (VR-)Mitglieder, die via Telefon- oder Videokonferenzschaltung an der Sitzung teilnehmen.»

Die Rechtskonformität dieser Praxis ist allerdings unter Experten umstritten. Bei Telefonkonferenzen kann nicht ausgeschlossen werden, dass auch Dritte (zum Beispiel die Rechtsvertreter einzelner Verwaltungsräte) den Sitzungen unbemerkt beiwohnen könnten.

Dennoch wird die Teilnahme aller oder einzelner Mitglieder des Verwaltungsrats via Telefon- oder Videokonferenz mittlerweile als zulässig erachtet, falls folgende Bedingungen erfüllt werden:

Der Vorsitzende muss dafür sorgen, dass allen Teilnehmenden alle Dokumente und Informationen zur Verfügung stehen.
Es muss sichergestellt werden, dass eine ungehinderte Teilnahme aller Mitglieder an der Beratung und Beschlussfassung garantiert ist (stabile unterbrechungsfreie Verbindungen).
Das Protokoll sollte unverzüglich allen VR-Mitgliedern zugestellt werden.
Im Protokoll sollte vermerkt werden, wer per Telefon- oder Videokonferenz teilgenommen hat.
Das Protokoll sollte umgehend von den Verwaltungsräten per E-Mail genehmigt werden.

Fazit

Eine physische Teilnahme an der Verwaltungsratssitzung ist grundsätzlich einer Teilnahme via Telefon- oder Videokonferenz vorzuziehen. Damit werden die gemeinsame Willensbildung und auch die dafür notwendigen Diskussionen im Gremium möglich. Somit wäre in erster Linie zu überprüfen, ob die Sitzung nicht verschoben werden kann. Sollte dies nicht möglich oder erwünscht sein, und es bestehen die technischen Möglichkeiten, dann kann auch die Durchführung der Sitzung via Telefon- oder Videokonferenz in Betracht gezogen werden. Wichtig dabei ist, dass die Infrastruktur einwandfrei funktioniert und alle Sitzungsteilnehmer vollumfänglich dokumentiert sind. Zusätzlich sollte die Verteilung des Protokolls sehr zeitnah erfolgen und so schnell wie möglich von den Verwaltungsräten genehmigt werden.