Sinkende Mehrwertsteuer-Sätze ab 2018 – das müssen Sie berücksichtigen

Im September haben die Schweizer Stimmberechtigten die Vorlage «Altersvorsorge 2020» an der Urne abgelehnt. Infolge dessen werden die Mehrwertsteuer-Sätze zum ersten Mal seit deren Einführung 1995 sinken. Ab dem 1. Januar 2018 wird die MWST auf 7.7% reduziert. Neben Preisanpassungen müssen Unternehmen auch Anpassungen in der Finanzsoftware berücksichtigen.

Als das Schweizer Stimmvolk im September an der Urne über die Vorlage «Altersvorsorge 2020» abgestimmt hat, war wahrscheinlich den wenigsten Leuten bewusst, dass diese eine Satzreduktion der Mehrwertsteuer (MWST) und damit Anpassungen in der Software sowie Preisanpassungen für Unternehmen zur Folge hat. Daher geben wir Ihnen nachfolgend einen Überblick, welche Arbeiten Sie in den kommenden Monaten vornehmen müssen, damit die Umstellung per 1. Januar 2018 reibungslos gelingt.

Anpassung des ERP-Systems

Eine Anpassung der Steuersätze ist nicht neu. Die aktuelle Änderung ist nach 1996, 1999, 2001 und 2011 bereits die fünfte Modifikation der MWST-Sätze. Daher sind die meisten ERP-Systeme gut auf den Wechsel vorbereitet. Das ERP-System von Abacus beispielsweise führt die MWST-Sätze auf einer Zeitachse. Dies ermöglicht die Verbuchung von Geschäftsfällen und die Verwendung von unterschiedlichen MWST-Codes in verschiedene Perioden. Da die Zeit für die Umstellung drängt, empfiehlt es sich, rasch mit dem Software-Lieferanten in Kontakt zu treten, um die Planung für die Umstellung frühzeitig anzugehen.

Preislisten

Für die Überarbeitung der Preislisten bleibt wenig Zeit, entsprechend sind diese sowie Einkaufs- und Verkaufsverträge kurzfristig anzupassen.

Mitarbeitende

Die Mitarbeitenden, insbesondere diejenigen der Verkaufsabteilungen, sind an die neue Situation heranzuführen. Dies gilt vor allem für die Vermittlung des Grundlagenwissens betreffend der korrekten Abgrenzung im Bereich der Leistungserbringung und dessen Zeitpunkt, um den richtigen MWST-Satz wählen zu können.

Wechsel pauschale/effektive Methode überprüfen

Die Satzerhöhung ist eine gute Gelegenheit, um einen Wechsel von der pauschalen zur effektiven Methode oder umgekehrt zu prüfen. Aber auch hier ist zu beachten, dass sich die Saldosätze ändern. Es empfiehlt sich, einen Treuhänder für die Berechnung beizuziehen. OBT kann in diesem Bereich Unterstützung anbieten.

Rechnungsstellung

Wie bei den letzten Steuersatzanpassungen ist grundsätzlich der Zeitpunkt bzw. der Zeitraum der Leistungserbringung für den anzuwendenden Steuersatz massgebend.

Die Rechnungsstellung oder der Zahlungseingang bei der Abrechnung nach vereinnahmtem Entgelt ist dabei unerheblich.

Nachfolgend zwei Beispiele dazu:

Beispiel X-AG
Die X-AG liefert dem Kunden Y am 28. Dezember 2017 eine Maschine. Die Rechnungsstellung erfolgt am 4. Januar 2018, der Zahlungseingang am 5. Februar 2018. Die Rechnung ist mit 8% MWST auszustellen, da die Lieferung noch im 2017 erfolgte.

Beispiel Y-AG
Die Y-AG stellt dem Kunden am 28. Dezember 2017 eine Vorausrechnung aus. Der Zahlungseingang erfolgt am 4. Januar 2018, die Auslieferung der Maschine jedoch erst am 5. Februar 2018. Die Vorausrechnung ist mit dem neuen Satz von 7.7% auszustellen, da die Lieferung erst im 2018 erfolgt.

Leistungen, die zu alten und zu neuen Sätzen zu versteuern sind, können in der gleichen Rechnung fakturiert werden. Das Datum oder der Zeitraum der Rechnung muss allerdings klar ersichtlich sein. Ist die Leistung nicht klar abgegrenzt, ist die gesamte Leistung zum alten, höheren Satz steuerbar. Bei den vergangenen Steuersatzanpassungen war bei fehlender Abgrenzung jeweils der neue, ebenfalls höhere Satz anwendbar. Die Steuerbehörde verfährt hier also ganz nach dem Grundsatz «in dubio pro fisco» (im Zweifel für den Fiskus).

Knacknuss periodische Leistungen

Das oben beschriebene Prinzip der Leistungsabgrenzung gilt auch für periodische Leistungen (Abonnemente, Wartungsverträge, optierte Mietverträge etc.). So ist eine periodische Leistung, die sich vom 2017 ins 2018 erstreckt, aufzuteilen.

Beispiel Kunde K
Der Kunde K hat mit der W-AG ein Wartungsabonnement für die Laufzeit vom 1. Oktober 2017 bis 30. September 2018 abgeschlossen. Am 29. September 2017 stellt die W-AG eine Rechnung für die Periode 2017/18 aus. Die Rechnung ist in die Perioden 1. Oktober bis 31. Dezember 2017 (8%) und 1. Januar bis 30. September 2018 (7.7%) aufzuteilen.

Als Knacknuss könnten sich dabei periodische Rechnungen herausstellen, die bereits vor dem 24. September 2017, also vor der Ablehnung der MWST-Satzerhöhung, ausgestellt worden sind.

Beispiel S-AG
Die S-AG hat mit dem Fussballverein F einen Wartungsvertrag für die Mitgliederverwaltungssoftware für die Laufzeit vom 1. Juli 2017 bis 30. Juni 2018 abgeschlossen. Am 30. Mai 2017 wurde die entsprechende Rechnung inkl. 8% MWST für die Periode 2017/18 verschickt. Aufgrund der Steuersatzanpassung per 1. Januar 2018 wären die Leistungen ab dem 1. Januar 2018 allerdings nur noch mit 7.7% steuerbar. Kann/muss die S-AG dem Kunden eine entsprechende Gutschrift erteilen, obwohl auf der Rechnung 8% MWST ausgewiesen ist? Gemäss ESTV kann z.B. bei einem Wartungsvertrag auf nachträgliche Korrekturen verzichtet werden, wenn beide Parteien diesem Vorgehen zustimmen. Zu beachten gilt, dass immer nur die effektiv in Rechnung gestellte Mehrwertsteuer als Vorsteuer in Abzug gebracht werden kann.

Fazit

Auch wenn bei der Anpassung von Mehrwertsteuer-Sätzen mittlerweile eine gewisse Routine Einzug gehalten hat, stellen solche Veränderungen ein Unternehmen immer wieder vor grössere Herausforderungen. Die IT-Systeme müssen angepasst werden, Preislisten sowie Einkaufs- und Verkaufsverträge sind zu überarbeiten und sowohl die Mitarbeitenden wie auch die Kunden sollten an die neue Situation herangeführt werden. Der sehr enge Fahrplan bedingt ein rasches Handeln und lässt praktisch keine Testphase zu. Das Unternehmen ist daher gut beraten, sich so schnell wie möglich mit der Umsetzung zu befassen.