Leitfaden zur Einführung von ERP-Systemen in KMU

Überlegen Sie sich als Unternehmer/-in, ein neues ERP-System einzuführen? Vielleicht ergeht es Ihnen wie vielen anderen Unternehmern, die vor dieser Aufgabe stehen: Auf was müssen Sie achten, wenn Sie ein solches ERP-System einführen möchten?

ERP-Systeme («Enterprise Resource Planning») sind IT-Systeme zur Ressourcenplanung, um die betrieblichen Abläufe zu steuern. Als Führungskraft sehen Sie mit Hilfe eines ERP-Systems übersichtlich, wie Ihre Firma finanziell steht oder wie sich der Auftragseingang entwickelt. Ein ERP-System ist im Durchschnitt 10 bis 15 Jahre im Einsatz und somit lohnt sich eine vertiefte Auseinandersetzung.

Warum möchten Sie ein ERP-System einführen?

Verschiedene Gründe können dazu führen. Einige Firmen haben ein starkes Wachstum hinter sich und möchten einen besseren Überblick über die Finanzen und Kundenaufträge in der Firma erhalten. Andere Unternehmen sehen Optimierungspotenzial in der Reduktion von Insellösungen oder Medienbrüchen (z.B. mögen noch viele Word- und Excellisten neben dem Branchenprogramm bestehen). Bevor Sie jedoch ein neues ERP-System evaluieren, kann ein Update Ihres aktuellen ERP-Systems bereits die gewünschten Funktionen beinhalten.

Wer soll die Evaluation durchführen?

Möchten Sie die Evaluation selbst oder zusammen mit einem erfahrenen Evaluationspartner erstellen? Unabhängig von dieser Frage soll ein interner Projektleiter definiert und ein Projektteam zusammengestellt werden. Sie begleiten und führen das Projekt und überprüfen den Fortschritt. Die grösste Herausforderung liegt darin, dass den Mitarbeitenden neben dem Tagesgeschäft genügend Zeit zur Verfügung gestellt wird.

Wie soll die Evaluation gestaltet werden?

Im Evaluationsprozess wird die Zielsetzung definiert werden. Dazu können Sie sich u.a. folgende Fragen stellen:

Was möchten Sie mit dem ERP-System erreichen?
Wie wird sich Ihr Geschäftsmodell in den nächsten Jahren entwickeln?
Bietet das ERP-System einen strategischen Vorteil für die Firma?

Im nächsten Schritt werden die Ist-Prozesse analysiert. Sie können dazu einen Kundenauftrag von Anfang bis zur Auslieferung / Erstellung durchspielen. Danach sind die Soll-Prozesse zu definieren. Sie werden dann als Anforderungen in ein Pflichtenheft eingefügt. Dazu können Sie befreundete Unternehmer besuchen und sich von ihnen das ERP-System vorführen lassen. Das Pflichtenheft und weitere Angaben über die Firma sollen nun an ca. zehn ERP-Anbieter geschickt werden. Es lohnt sich, danach 2-3 ERP-Systeme eingehend zu prüfen und verschiedene Meinungen und Referenzen einzuholen. Dabei gilt es, auch Ihre IT-Infrastruktur zu betrachten. Was sind die Anforderungen des ERP-Systems? Müssen neue Server gekauft werden oder ist allenfalls auch die Cloud ein Thema für Sie?

Wie gehen Sie bei der Implementierung vor?

Die Projektleitung bei der Implementierung übernimmt oft entweder ein Projektleiter auf Seiten des ERP-Anbieters oder der Evaluationspartner. Es wird ein Leistungsbeschrieb erstellt, der die technischen Anforderungen enthält. Danach folgen die Konzeption und Tests. Unklar formulierte oder vergessene Anforderungen gelten als die grössten Stolpersteine in dieser Phase. Nicht zu vergessen ist aber auch das Veränderungsmanagement: Wie schaffen Sie es, dass Ihre Mitarbeitenden mitziehen? In der Implementierung gilt es zudem, vom Projektcontrolling ein Augenmerk auf die Einhaltung der Kosten und Termine legen zu lassen.

Wo finden Sie weitere Informationen?

Zu diesen und weiteren Fragen hat KMU-HSG zusammen mit OBT eine Publikation geschrieben, welche die wichtigsten Antworten zu diversen Fragen rund um das Thema «ERP-Systeme» enthält. Wenn Sie Interesse an der Publikation in elektronischer oder gedruckter Form haben, finden Sie auf dieser Seite weitere Informationen.

Für weitere Fragen stehen Ihnen die Autoren Reto Schaffner und Michael Ammann gerne zur Verfügung.

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