Um den jährlichen Abschluss zu erstellen oder sich unter dem Jahr mit dem Treuhänder auszutauschen, greifen Kundinnen und Kunden nach wie vor oft auf physische Unterlagen oder die E-Mail zurück. Am sichersten, strukturiertesten und einfachsten ist jedoch der Daten- und Informationsaustausch über ein digitales Kundenportal. Wir zeigen am Beispiel von myOBT, warum das so ist.
In vielen Fällen benötigt der Treuhänder für die jährliche Abschlusserstellung zusätzliche Angaben und Unterlagen. So verlangt er in der Regel periodisch die Liste der offenen Kundenforderungen sowie der offenen Kundenverbindlichkeiten oder die Warenlagerlisten. Oftmals fehlen Unterlagen, und die Übersicht geht sowohl beim Kunden wie auch beim Treuhänder verloren.
In anderen Fällen erhält der Treuhänder die Bankunterlagen zusammen mit entsprechenden Belegen – insbesondere Kreditorenrechnungen – in Papierform, und er führt die Buchhaltung entsprechend nach. Das bedeutet, dass die Papierunterlagen vom physischen Rechnungsempfang bis zur Archivierung der Kreditorenrechnung durch mehrere Hände gehen sowie an mehreren Orten bearbeitet und aufbewahrt werden.
Jährliche Abschlusserstellung mit myOBT
Im neuen Abschlussprozess innerhalb des digitalen Kundenportals myOBT ist genau vorgegeben, welche Unterlagen benötigt werden. Mittels Drag-and-Drop können diese dem Treuhänder zur Verfügung gestellt werden. Dabei ist jederzeit ersichtlich, welche Dokumente bereits übermittelt wurden und welche Punkte noch zu erledigen sind.
Zudem haben beide Seiten jederzeit den Überblick über den aktuellen Stand und den Fortschritt des Abschlussprozesses. Ist der Abschluss erstellt, stehen die Jahresrechnung, Kontodetails sowie zusätzliche Auswertungen über myOBT zur Verfügung. Der elektronische Zugriff auf die Jahres- und Dauerakten ist jederzeit gewährleistet und zentral organisiert.
Kreditorenrechnungen mit myOBT
Auch die Kreditorenrechnungen werden dem Treuhänder digital über myOBT mittels Drag-and-Drop zur Verfügung gestellt und müssen nicht mehr direkt im E-Banking erfasst werden. Auch weitere administrative Arbeiten werden dank dem digitalen Kundenportal hinfällig. So erfolgen die Kreditorenerfassung, die Aufbereitung des periodischen Zahlungslaufes sowie die Verbuchung und Hinterlegung der Kreditorenrechnung als PDF in der Buchhaltung automatisch im Hintergrund.
Die Kreditorenrechnung ist elektronisch in der Buchhaltung abgelegt, wodurch jederzeit ein einfacher Zugriff garantiert ist. Einzig die periodischen Zahlungsaufträge an die Bank müssen kontrolliert und freigegeben werden. Der gesamte Prozess stellt rundum eine Entlastung dar und reduziert die administrativen Arbeiten.
Fazit
Das digitale Kundenportal myOBT optimiert bestehende Prozesse ohne Mehraufwand und steigert den Nutzen. Zudem werden die Buchhaltungsprozesse und der Datenaustausch umgehend digitalisiert. Sprechen Sie Ihren OBT Berater darauf an, der Umstieg ist sicher und einfach.