Der Trend zu erhöhter Flexibilisierung in der Arbeitswelt und zu Interimseinsätzen ist ungebrochen. Freelancerinnen und Freelancer kommen immer öfter zum Einsatz, was durch den Arbeitskräftemangel zusätzlich verstärkt wird. Was früher eher selten war, hat nun auch die HR-Welt erreicht. Sensible Daten durch eine unternehmensfremde Person bearbeiten zu lassen, ist kein Tabu mehr.
Die gesetzeskonforme Lohnabrechnung mit teilweise komplexen länderübergreifenden Themen in den Händen von Fachleuten zu wissen, ist ein Bedürfnis vieler Unternehmen. Doch mittlerweile ist das Dienstleistungsangebot von externen HR-Partnern weitaus umfangreicher.
Eine Vielzahl von Leistungen rund um den Employee Life Cycle kann extern bezogen werden: Betreuung der Mitarbeitenden, Beratung von Vorgesetzten, Begleitung von Konflikt- und Veränderungssituationen, On- und Offboarding, Bewerbermanagement, Employer Branding, Optimierungen von HR-Prozessen usw. Setzt ein professioneller HR-Partner ausserdem auf eigene Spezialistinnen und Spezialisten in Arbeits- und Steuerrecht, am besten im nationalen und internationalen Kontext, kann er das HR-Spektrum praktisch lückenlos anbieten.
Attraktives Auftragsverhältnis
Die Zusammenarbeit mit einem externen HR-Partner ist auch durch die Vertragsform attraktiv, da die Arbeit nicht mit einem Arbeitsvertrag nach OR qualifiziert wird, sondern mit einem Auftrag gemäss Art. 394 Abs. 1 OR. Es gelten andere gesetzliche Bestimmungen und typische arbeitsvertragliche Rechte und Pflichten wie die Lohnfortzahlung bei Krankheit, Ferien, Kündigungsfristen, Konkurrenzverbot usw. kommen nicht zum Tragen.
Zentrale Eigenschaft des Auftrags ist, dass der beauftragte externe HR-Partner nicht einen bestimmten Erfolg schuldet, sondern die sorgfältige Ausführung der ihm anvertrauten Aufgabe. Das Auftragsverhältnis kann jederzeit einseitig widerrufen werden, ohne dass dafür besondere Gründe vorliegen müssen. Das ist deshalb besonders wichtig, weil die Zusammenarbeit in HR-Angelegenheiten auf einem besonderen Vertrauensverhältnis basiert. Ist dieses nicht mehr vorhanden, lässt sich der Vertragszweck in vielen Fällen nicht zufriedenstellend erreichen. Wer einen HR-Profi im Auftragsverhältnis beschäftigt, sollte sicher sein, dass dessen Selbstständigkeit anerkannt ist, um später nicht in Bezug auf Sozialversicherungsbeiträge und Steuern belangt werden zu können.
HR in fremde Hände legen
Unternehmen setzen aus unterschiedlichen Gründen auf ein externes HR-Büro. Ob die Unterstützung befristet oder dauerhaft sein soll, ist dabei eine der zentralen Fragen. Interimslösungen kommen infrage bei ausserordentlichem oder schwankendem Arbeitsvolumen, bei der Überbrückung von Ausfällen oder um benötigtes externes Know-how ins Unternehmen zu holen. Die dauerhafte Zusammenarbeit mit einem externen HR-Partner ist der Königsweg, wenn man sich ein eigenes HR nicht leisten kann oder will und dennoch eine professionelle Bearbeitung der Themen anstrebt.
Externe HR-Fachkräfte verfügen über entsprechende langjährige operative und strategische Erfahrung. Sie haben sich bewusst für diese Form des Arbeitens entschieden und bringen den Unternehmen in kürzester Zeit die gewünschte Entlastung. HR-Profis verfügen neben der notwendigen Erfahrung im Fach und in den Methoden auch über ausgeprägte Sozial- und Persönlichkeitskompetenzen.
Sie können sich schnell einarbeiten und sorgen umgehend für Entlastung. Oftmals können auch Innovation und Kreativität schneller vorangetrieben werden. Die schnelle Integration in bestehende Teams ist dabei genauso wichtig wie der Umgang mit unterschiedlichen Unternehmenskulturen und das Gespür dafür, wo Veränderung gewünscht wird und wo nicht.
Damit die Zusammenarbeit mit einem externen HR-Partner ein Erfolg wird, ist die genaue Klärung der Ausgangslage und die Schärfung des gesuchten Profils zentral. Die zu übernehmenden Aufgaben sollen so weit wie möglich definiert werden, genauso wie die impliziten und expliziten Erwartungen an die HR-Profis. Ein kurzes und gut organisiertes Onboarding sowie eine klare interne Kommunikation im Betrieb sind sehr hilfreich.
Vergleicht man den Stundensatz von externen Personen mit demjenigen von internen Mitarbeitenden, ist er selbstredend höher. Durch den Einsatz eines externen HR-Dienstleisters kann man jedoch fixe Ausgaben senken, und Kosten entstehen nur, wenn auch effektiv Leistung erbracht wurde. Ausserdem entfallen teure Aus- und Weiterbildungs- sowie Einführungskosten der eigenen Mitarbeitenden.
Fazit
Mit einem externen HR-Büro holt man sich Fachleute ins Unternehmen, die sich auf solche Einsätze spezialisiert haben und darum schnell den gewünschten Mehrwert bieten. Ob befristet oder dauerhaft: Man bekommt kurzfristig Unterstützung und zahlt nur die effektive Leistung.