Abacus Personalsoftware – im Zeichen des digitalen Wandels

Mit IncaMail bietet Abacus eine Lösung, mit der verschlüsselte E-Mails sicher, nachweisbar und kostengünstig versendet und/oder empfangen werden können. Dank der patentierten SAFE-Technologie sind vertrauliche Daten vor Einsicht Dritter geschützt. Der Versand von Lohnabrechnungen über diese Software ist bereits seit längerer Zeit möglich. In der Version 2017 wurden die IncaMail-Funktionen wesentlich erweitert. Einerseits ist es nun möglich, auch die Lohnausweise per IncaMail zu versenden. Andererseits können neu Dokumente aus den Mitarbeiterdossiers und auch externe Dokumente mit Serien-E-Mails über dieses Tool versendet werden.

Die gesetzlich geregelte Zeiterfassung ist für Unternehmen ein brandaktuelles Thema. Abacus hat die direkt in der Lohnbuchhaltung integrierte Zeiterfassung weiter optimiert. Zum Beispiel können nun auch vordefinierte Spesen-Leistungsarten mit unterschiedlichen Steuersätzen ganz einfach erfasst werden. Das Online-Portal MyAbacus bietet KMU und ihren Mitarbeitenden Employee-Self-Service-Funktionen an, um Arbeitszeiten, Spesen, Leistungen und Absenzen selbständig zu erfassen. Weiter ist es möglich, den Mitarbeitenden über MyAbacus Einsicht in ihre Dossiers zu gewähren.

Damit die Arbeitszeiterfassung in MyAbacus rationell erfolgen kann, lässt sich eine jeden Tag aufs Neue vorgeschlagene Erfassungsvorlage verwenden, bei welcher der Anwender nur noch Abweichungen eingeben muss. Zusätzlich stehen die Buttons «Kommen» und «Gehen» zur Verfügung, über die sich die aktuelle Zeit mittels Klick erfassen lässt. Damit ein Mitarbeitender jederzeit über die verschiedenen Saldi wie etwa Soll- und Präsenzzeit informiert ist, wird eine Übersicht angezeigt. Zu den erfassten Stunden können neu ein Monatsrapport und eine Absenzenübersicht erstellt werden. Ausserdem können in einer Liste die momentan anwesenden Mitarbeitenden zusammen mit ihren Kontaktdaten angezeigt werden.

Spesen lassen sich auch mit MyAbacus erfassen. Das geschieht über das Hochladen eines Spesenbelegs sowie die Eingabe von Betrag, Währung, Leistungsart und Projekt. Dabei kann sowohl ein interner als auch ein externer Kommentar für die Kundenrechnung hinzugefügt werden. Die Leistungserfassung gestattet es, in MyAbacus geleistete Arbeitsstunden und andere Arbeiten unter der Angabe von Zeit, Leistungsart und Projekt respektive Kunde zu rapportieren.

Zusätzlich bietet MyAbacus Anwendern die Möglichkeit, Absenzen für Ferien sowie Militär- und Zivilschutzdienste online selber zu beantragen. Bei der Eröffnung eines Antrags wird jeweils der aktuelle Feriensaldo angezeigt. Prüfen, bewilligen oder ablehnen lassen sich die Absenzen im Anschluss durch den im Freigabeprozess definierten Vorgesetzten – entweder direkt in der Abacus Business Software oder über die Smartphone-App AbaClik.